+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как ставится регистрационный номер на документе

Как ставится регистрационный номер на документе

Регистрационный номер не обязательно совпадает с порядковым номером, даже если он содержит только цифры. Однако, нередко часть регистрационного номера является порядковым номером. Регистрационный номер является аналогом имени собственного. Например, компания Sony Ericsson из маркетинговых соображений перешла в обозначениях своих моделей от номеров например, Sony Ericsson K к именам например, Sony Ericsson Xperia Arc. Регистрационный номер может содержать дополнительную информацию. Из-за трудности запоминания в регистрационном номере легко допустить ошибку.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

• Реквизиты 12. Регистрационный номер документа

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация и архивное хранение документов

Главная Документы 5 Оформление реквизитов документов. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Изображение герба Государственного, субъекта Российской Федерации, герба геральдического знака органа местного самоуправления помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Изображение товарного знака знака обслуживания помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, или слева на уровне наименования организации - автора документа допускается захватывать часть левого поля. Наряду с товарным знаком знаком обслуживания , на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом положением. Над наименованием организации - автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации при ее наличии. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну единую дату.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:. На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Место составления издания документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления издания документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" или др.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо. Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа на бланке с угловым расположением реквизитов или справа под реквизитами бланка при продольном расположении реквизитов бланка. Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. При адресовании документа руководителю заместителю руководителя организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя заместителя руководителя , включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения.

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" господину , если адресат мужчина, или "г-же" госпоже , если адресат женщина. При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: " по списку ". В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список лист, указатель рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля г.

N Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами. При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес. Садовая ул. Люберцы, Московская обл. При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи без досылки по почте почтовый адрес не указывается.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола в скобках.

Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" "Об" и отвечает на вопрос "о чем? Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

Изменения N 1 , утв. Приказом Росстандарта от В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. В приказах текст излагается от первого лица единственного числа "приказываю". В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа "коллегия Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа "слушали", "выступили", "постановили", "решили".

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений положение, инструкция , а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы акт, справка , используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа "отдел осуществляет функции В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа "приказываем", "решили".

В деловых служебных письмах используются формы изложения:. В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии. В деловых служебных письмах могут использоваться:. Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор! Уважаемый господин Прохоров! Уважаемая госпожа Захарова! Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна! В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются. В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:. Приложение: на 2 л. При этом на вкладыше конверте , в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях , договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении без ссылки на распорядительный документ и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:. Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании.

Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи инициалы, фамилию и дату визирования. Руководитель юридического отдела.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:. В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования визирования , прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело. По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений. Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации.

Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом распоряжением.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов.

Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо. Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти организации , товарного знака знака обслуживания организации в соответствии с действующим законодательством.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" "Место печати".

Для внутренних документов — приказов, протоколов В учебных заведениях нумерация обычно ведется в пределах года учебного. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы.

Для внутренних документов — приказов, протоколов В учебных заведениях нумерация обычно ведется в пределах года учебного. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Индекс исходящего документа чаще всего состоит из условного обозначения индекса структурного подразделения, составившего документ, номера дела по номенклатуре, куда подшита копия отправленного документа, и порядкового номера отправляемого документа. На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе слева направо.

Этот реквизит появился в ГОСТе лишь в г. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста письма. Реквизит проставляется на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:. В зарубежной корреспонденции ссылка на индекс полученного документа и индекс самого документа выступает как один реквизит. Данный реквизит встречается только в письмах и факсах. Заполняется при оформлении письма-ответа. В инициативных документах будет только индекс отправляемого документа.

В других случаях место составления или издания специально указывается в документах с учетом административно-территориального деления:. Административно-территориальное деление страны край, область, район необходимо учитывать в связи с возможным повторение наименований населенных пунктов в различных регионах. Этот реквизит часто печатается заранее. Оформляется в соответствии с административно-территориальным делением России.

Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. Перед остальными населенными пунктами сокращенные обозначения - г. Адресование производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству заявления, докладные Реквизит начинают печатать, отступив на межстрочных интервалов от линии верхнего поля бланка. Каждая из указанных составных частей размещается с новой строки, знаки препинания в конце каждой строчки не ставятся.

Длина строки не должна превышать см и ограничиваться правой границей текстового поля. Допускается центрировать каждую строку данного реквизита по отношению к самой длинной. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается соответствующим вопросом.

Если документ адресуется руководителю организации, наименование организации входит в состав должности. Для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ.

При адресовании документа лицам, имеющим звания военным или ученым , эти звания указываются перед фамилией. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания почтовой связи.

Почтовый адрес не проставляется в документах, направляемых в правительственные учреждения, учреждения своей системы и постоянным корреспондентам. При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Если их больше, составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один конкретный адрес.

Список на рассылку готовит тот, кто готовил документ. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об организациях и лицах, которым своевременно направлен документ. Полное или сокращенное имя получателя стоит перед фамилией. Если документ составлен не на бланке, то в наименование должности входит наименование организации.

Инструкций должностных; по документационному обеспечению управления; технике безопасности Перечней предприятий, на которые распространяются льготы; должностей работников с ненормированным рабочим днем Смет расходов на содержание управленческого аппарата; на капитальное строительство Последнее изменение этой страницы: ; Нарушение авторского права страницы. Обратная связь - Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь.

ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Техника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война причины и последствия Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву.

Влияние общества на человека Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления. Передача мяча двумя руками снизу.

Значение правильной осанки для жизнедеятельности человека. Основные ошибки при выполнении передач мяча на месте. Франко-прусская война причины и последствия Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Алексееву , ГСП, г. Москва ул. Никольская, д. Последнее изменение этой страницы: ; Нарушение авторского права страницы infopedia.

Реквизит 12 – Регистрационный номер документа

Продолжая цикл публикаций, посвященных оформлению реквизитов служебных документов, предлагаем вашему вниманию статью, посвященную правилам оформления переменных реквизитов, придающих документу юридическую силу, — подписи, печати, грифа утверждения, а также даты документа и его регистрационного номера.

В отличие от постоянных реквизитов, которые в обязательном порядке отображаются на бланках организационно-распорядительных документов определенного вида, переменные реквизиты указываются непосредственно при подготовке конкретного документа. Особенно важно правильно оформить реквизиты, придающие документу юридическую силу: подпись, печать, гриф утверждения, а также дату документа и его регистрационный номер. С документоведческой и управленческой точки зрения документ, не имеющий регистрационного номера и даты, не имеет юридической силы [1].

Наш словарик. Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления [2]. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. При использовании цифрового способа элементы даты документа указываются в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами, например: Обратите внимание! При подготовке некоторых документов, например доверенностей, все элементы даты пишут словами, например: Первое августа две тысячи двенадцатого года.

Датой приказа, распоряжения, договора, письма, докладной, служебной и объяснительной записок, информационной и аналитической справок является дата подписания документа, которая проставляется на бланке в момент регистрации. Исходящие и внутренние документы должны быть зарегистрированы в день подписания утверждения , входящие документы — в день их поступления в организацию.

Справку о месте работы, занимаемой должности и размере заработной платы рекомендуется регистрировать не в день ее подписания, а при выдаче справки работнику. Таким образом, датой справки с места работы будет являться дата ее выдачи. Если документ подлежит утверждению, датой такого документа является дата утверждения. К таким документам относятся локальные нормативные акты положения, инструкции, правила, регламенты , штатное расписание и др.

В грифе утверждения документа, передаваемого на утверждение в последний день месяца, заранее печатать название месяца не рекомендуется. Датой некоторых документов является дата события. Так, датой протокола является дата заседания собрания, совещания , датой акта — дата актируемого события. Документы, изданные несколькими организациями, должны иметь одну единую дату, которая должна соответствовать наиболее поздней дате подписания, например:.

Так оформляется дата в рукописных документах: в докладной, служебной, объяснительной записках, в заявлении. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации [5]. Обязательной регистрации подлежат все создающиеся и поступающие в организацию документы, требующие исполнения и контроля — такие как приказы, распоряжения, исходящие и входящие письма и др. Организация может принять решение о необходимости регистрации и таких документов, как служебные, докладные и объяснительные записки, представления, заявления и др.

Регистрационный номер проставляется на документе при его регистрации, обязательно включает номер документа по журналу регистрации данного вида документов и может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел и дополнительными буквенными индексами, облегчающими идентификацию документов. Вопрос о том, какие разделительные знаки будут использоваться в регистрационных индексах, решается делопроизводственной службой организации.

Ниже приведены примеры регистрационных номеров документов. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения [6].

Регистрационные номера многих внутренних документов могут включать только порядковый номер по журналу регистрации данного вида документов, например протоколы, акты, справки и др. Правила индексации документов рекомендуется закрепить в инструкции по делопроизводству. Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями — авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей последовательности указания наименований организаций в заголовочной части документа.

Регистрационный номер документа проставляется одновременно с датой документа на подлиннике документа в специально отведенном месте на бланке и на копии, остающейся в деле организации Примеры 1, 2.

Фрагмент углового бланка письма с центрированным расположением реквизит. Фрагмент продольного бланка приказа с центрированным расположением реквизитов. Как уже было сказано, гриф утверждения документа оформляется на локальных нормативных актах и других документах [9]. Гриф утверждения документа — реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию [10].

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу титульного листа или, при отсутствии титульного листа, на первой странице документа. Документ может быть утвержден должностным лицом должностными лицами или специально изданным документом. Если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения включает см.

Документ может быть утвержден другим документом — постановлением, решением, приказом, протоколом. В этом случае гриф утверждения включает:. Решением общего собрания акционеров. Согласно п. Генеральный директор. АО "Электронные технологии". Приказ об утверждении следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях [11].

Если наименование должности лица, подписавшего документ, занимает более одной строки, расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности. Подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица [12]. Наименование должности печатают непосредственно от границы левого поля. Сокращение слов при написании должности не допускается.

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей значимости занимаемой должности, например:. При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, расшифровку их подписи располагают на одном уровне, например:.

Следует указать их обязанности в составе комиссии, например:. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность [13] лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ. При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя отпуск, болезнь, командировка , подпись оформляется следующим образом:.

Протоколы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем, либо председательствующим на заседании. Протокол общего собрания акционеров составляется не позднее трех рабочих дней после закрытия общего собрания акционеров в двух экземплярах.

Оба экземпляра подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров. В соответствии с п. Документы заверяют печатью организации. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте [14] , не захватывая личной подписи должностного лица.

Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Основное правило, которое необходимо соблюдать при проставлении оттиска печати, можно сформулировать следующим образом: оттиск печати следует ставить так, чтобы была четко видна подпись должностного лица и вся информация на оттиске печати.

Оттиск можно размещать, не задевая подписи, на свободном месте [15]. Ставить оттиск печати на чистый лист бумаги, на котором еще нет подписи должностного лица, недопустимо.

Кроме того, вокруг Государственного герба Российской Федерации располагается микротекст, включающий информацию о заказчике печати с содержанием идентификационного налогового номера ИНН , а также, по его усмотрению, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ОКПО.

Требования к печатям акционерных обществ изложены в Федеральном законе от В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием , собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.

Аналогичная норма содержится в ч. В соответствии с ч. В подавляющем большинстве случаев в качестве места нахождения общества указывают название населенного пункта например: Москва; г. Саратов; Московская область, г. Некоммерческая организация вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, а также зарегистрированную в установленном порядке эмблему.

На практике кроме полного фирменного наименования организации и указания на место ее нахождения на печатях акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью часто отображают ОГРН и ИНН, которые, в отличие от наименования и места нахождения, являются уникальными идентифицирующими признаками организации:. Кроме печати организации печати работодателя в организации могут быть и печати структурных подразделений, например печать отдела кадров.

В организации рекомендуется разработать инструкцию по применению имеющихся печатей. В инструкции приводится перечень печатей, места их хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями, порядок пользования, а также перечни документов, которые можно заверять печатью организации и печатями структурных подразделений.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению [16]. АКТЫ проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т. ЗАДАНИЯ на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.

ПЕРЕЧНИ должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.

ПЛАНЫ производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.

СМЕТЫ расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати логотипа [17].

АКТЫ приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т. ДОГОВОРЫ о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т. СМЕТЫ расходов на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.

СПРАВКИ лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т. Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом распоряжением руководителя организации. Как организовать делопроизводство. Гавлин, А. Красавин, Л. Кузнецов и др.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров рис. Регистрационный номер распорядительного документа, акта, протокола — это порядковый номер в пределах каждого вида документов в течение календарного года. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя организациями и более, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе рис.

Пример регистрационного номера документа, составленного двумя организациями. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Ссылка используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос письмо, докладная записка, заключение и др. Сведения в реквизит переносятся с поступившего. По этому реквизиту подбирается копия инициативного письма, на которое получен ответ, и они совместно представляются руководителю для принятия решения. Главная Документоведение Документирование управленческой деятельности. Согласно ГОСТ регистрационный номер документа — это его условное цифровое иногда буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при регистрации См.

Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрационный номер присваивается документу в момент Состоит из его порядкового номера и проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в центральном аппарате Следственного комитета, следственном органе, учреждении, организации Следственного комитета. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания утверждения либо после Документационное обеспечение управления в органах Следственного комитета Российской Федерации Регистрационный номер Регистрационный номер облегчает поиск правового акта.

Он присуждается нормативному акту в самом конце нормотворческого процесса органом, его принявшим. Ведомственные акты, затрагивающие права и свободы граждан, правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, получают номер, когда Министерство Основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица Основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Пример нанесения кода ОГРН юридического лица приведен на рис. Документационное обеспечение управления в органах Следственного комитета Российской Федерации. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

В этом случае: 01 — индекс структурного подразделения; 13 — номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения; — порядковый номер письма.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Нарушения в документах при проведении ОРМ
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров рис.

Регистрационный номер документа — это его условное цифровое иногда буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой.

Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов — обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности — в канцелярии, по кадрам — в отделе кадров.

Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением индексом структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ или копия отправленного документа.

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии, например К, Г На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. При угловом расположении реквизитов регистрационный номер располагается от второго положения табулятора в одной строке с датой документа. Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который даётся ответ.

Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ и включает его исходящий регистрационный номер и дату. Получив ответный документ, по этому реквизиту надо подобрать копию инициативного документа, на который пишется ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе пускать в работу.

В этом случае сразу будет полная информация: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение. В служебном письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившего документа. До г. В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. Часто напечатано заранее. Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России.

Однако этот реквизит не указывает, если географическое местонахождение вошло в название организации. Например, АО Пермские авиамоторы не указывает в названии г. Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать — Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение посёлка, города и т.

Например, г. Орёл, пос. Железнодорожный и т. При угловом расположении реквизитов отметка о месте составления или издания документа располагается от 0-го положения табулятора вслед за номером и датой документа.

ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Принят и введен в действие с 1 июля г. Постановлением Госстандарта России от 3 марта г. Распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации УСОРД , - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 а не 29, как это было предусмотрено ГОСТом Рб. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты "Подпись документа" и "Дата документа" сохранены, по сути, в неизменном виде. В-третьих, новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации".

Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков. К примеру, в соответствии с пп. Подпункт 3. Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп. Как следует из раздела 1, требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований.

С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций предприятий, учреждений и пр. В этой связи представляется целесообразным приступить к рассмотрению состава реквизитов документа, а также требований к их оформлению.

Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Служебное письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, — пересылкой почтой. Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.

При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др. Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме.

Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть доказательство и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части доказательстве излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, направляю и т. Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем? На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать. В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый".

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости — руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. Докладная записка это некий документ, в котором Вы указываете, обращаете внимание, на то, что можно сделать или переделать. Я бы сказал проще, что это письменная форма доклада о том или ином. Докладная записка. У военных форма доклада называется рапорт. Записка докладная составляется как по личной инициативе, так и по указанию начальства.

По характеру докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. Оформление докладной записки зависит от характера самой записки и кому она адресована. Оформление докладной записки Оформление докладной записки зависит от ее адресата.

Если она адресована руководителю организации, считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги. Что писать во внешней докладной записке? Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

Что писать во внутренней докладной записке? Подписывает внутреннюю докладную записку составитель с указанием должности, инициалов, фамилии. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание. Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий. Виды докладных записок! Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.

Справки по производственным вопросам: представляются по запросу вышестоящих, а также сторонних учреждений и организаций органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др. Составление справок применяется и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. Справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа— это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд организации и находится под ее контролем и ответственностью. Порядковые номера присваиваются отдельно для каждого вида документов в пределах делопроизводственного года с 01 января по 31 декабря календарного года; в образовательных учреждениях может быть с 01 сентября по 31 августа учебного года.

Главная Документы 5 Оформление реквизитов документов. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании , и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:. Всю входящую корреспонденцию конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Смотреть больше слов в «Делопроизводстве и архивном деле». Регистрация документа → ← регистрационный индекс документа (регистрационный номер документа). Смотреть что такое РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА в других словарях: Регистрационный номер документа.

Что такое регистрационный номер документа?

Продолжая цикл публикаций, посвященных оформлению реквизитов служебных документов, предлагаем вашему вниманию статью, посвященную правилам оформления переменных реквизитов, придающих документу юридическую силу, — подписи, печати, грифа утверждения, а также даты документа и его регистрационного номера. В отличие от постоянных реквизитов, которые в обязательном порядке отображаются на бланках организационно-распорядительных документов определенного вида, переменные реквизиты указываются непосредственно при подготовке конкретного документа. Особенно важно правильно оформить реквизиты, придающие документу юридическую силу: подпись, печать, гриф утверждения, а также дату документа и его регистрационный номер. С документоведческой и управленческой точки зрения документ, не имеющий регистрационного номера и даты, не имеет юридической силы [1]. Наш словарик. Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления [2]. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. При использовании цифрового способа элементы даты документа указываются в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами, например:

Регистрационный номер

Организация работы с документами. Бланк документа Классификация бланков документов Общий бланк Бланк письма Бланк конкретного вида документа Продольный бланк документа Угловой бланк Бланк организации Бланк структурного подразделения Бланк должностного лица Формат бланка документа Размеры полей Нумерация страниц. Организационно-правовые документы Устав Учредительный договор Положение об организации Положение о структурном подразделении Положение о коллегиальном или совещательном органе Регламент Штатное расписание Инструкция Должностная инструкция. Распорядительные документы Распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения Распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения Приказ Распоряжение Указание Решение Постановление. Документооборот Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов Предварительное рассмотрение документов службой делопроизводства Регистрация документов Организация движения документов внутри организации Контроль исполнения документов Формы контроля исполнения документов Сроки исполнения документов Информационно-справочная работа по документам организации Обработка исполненных и отправляемых документов Организация хранения документов Номенклатура дел Составление заголовков дел Установление сроков хранения дел. Типовые и ведомственные перечни документов и их значение Формирование дел Оформление обложки дел Оформление дел Экспертиза ценности документов Экспертная комиссия Центральная экспертная комиссия Составление и оформление архивных описей дел Порядок передачи дел в архив организации. Служба документационного обеспечения управления Структура и численный состав службы документационного обеспечения управления Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления Инструкция по делопроизводству. Примеры оформления и унифицированные формы документов. Словарь терминов в области делопроизводства.

Регистрационный номер документа или регистрационный индекс документа — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа реквизит 12 состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации.

Регистрационный номер документа — это его условное цифровое иногда буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов — обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. liedhimac

    Вы ничего не знаете про банкротство. Конкурсное управление? Спасибо за юмор)

  2. Алевтина

    Как незаконный автомобиль , может законно попасть в Украину ?))

© 2018-2022 ufa-meridian.ru