+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Что такое документ и как он оформляется

Что такое документ и как он оформляется

В связи с тем, что мы в повседневной жизни постоянно сталкиваемся с документами на работе и дома, то дальнейший разговор мы хотим посвятить именно им. Давайте выясним, что такое документ и какие их виды существуют. Документ — это информация, зафиксированная на материальном носителе, имеющем реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. Существуют и другие определения данного понятия.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Виды документов - классификация по назначению и по форме документирования

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Делопроизводство. Лекция 4. Основные требования к оформлению документов

Club Образовательный портал Материалы Делопроизводство Виды документов - классификация по назначению и по форме документирования Найти.

Виды документов - классификация по назначению и по форме документирования Автор статьи. Время на чтение: 12 минут. В сфере документации существует строгая иерархия видов и классов. Чем лучше вы ориентируетесь в них, тем увереннее и защищеннее будете чувствовать себя в жизни, профессии. Что такое документ По классическому определению, документ — материальный носитель информации, свидетельствующий о чем-либо. Строго говоря, любая книга, картина, фильм, скульптура, глиняная табличка и берестяная грамота — документы, рассказывающие о людях, событиях, эпохе, обычаях и нравах.

Смысл документа в том, чтобы сохранять и передавать информацию во времени и пространстве. Сегодня документальным считается не любой носитель данных. Документ без реквизитов не имеет юридической силы. То есть сочинение в школьной тетрадке о том, как ваш младший брат пошел в первый класс, это — творческая работа, а та же история, отраженная в заявлении родителей и личном деле учащегося — уже документ.

Следующий вопрос. Вопрос 1 из 9. Вопрос 2 из 9. Вопрос 3 из 9. Вопрос 4 из 9. Вопрос 5 из 9. Вопрос 6 из 9. Вопрос 7 из 9. Вопрос 8 из 9. Вопрос 9 из 9. Пройти тест заново. Понравилась статья? Поделитесь ей. А какая Ваша оценка этой статьи? Доска почета Чтобы сюда попасть - пройдите тест. Тест на тему Тест по теме Дыхательная система человека 7 вопросов Тест на тему Строение человека - анатомия внутренних органов 7 вопросов Тест на тему Гормоны - определение, виды, функции, роль в организме человека 5 вопросов Тест на тему Лейкоциты в крови - строение, где образуются и разрушаются, норма содержания 5 вопросов.

Тест на тему Артикли в английском языке - правила употребления 5 вопросов Тест на тему Множественное число существительных в английском языке 5 вопросов Тест на тему Глагол to be - правило употребления в английском языке 10 вопросов. Тест на тему Планеты солнечной системы - расположение по порядку и краткая характеристика 10 вопросов Тест на тему Вращение Земли вокруг Солнца - период и скорость обращения, географические следствия 10 вопросов Тест на тему Луна планета - размеры, влияние на Землю, интересные факты 6 вопросов.

Тест на тему Одноклеточные организмы - строение , формы и признаки представителей 8 вопросов Тест на тему Бесполое размножение - виды, формы и биологическое значение процесса 9 вопросов Тест на тему Синтез АТФ - структура, функции и пути образования аденозинтрифосфорной кислоты 7 вопросов Тест на тему Биогеоценоз - определение, структура и свойства 5 вопросов.

Тест на тему Символизм в литературе - основные черты и представители направления 6 вопросов Тест на тему "У Лукоморья дуб зеленый" - анализ стихотворения Александра Сергеевича Пушкина 8 вопросов Тест на тему Родион Раскольников и Соня Мармеладова - история взаимоотношений в романе Ф.

Шолохова "Тихий дон" 7 вопросов. Тест на тему Отечественная война года - причины, основные сражения, итоги 7 вопросов Тест на тему Правление Ивана Грозного - внутренняя и внешняя политика 7 вопросов Тест на тему Образование СССР - причины, этапы становления, состав, итоги 6 вопросов Тест на тему Крещение руси князем Владимиром - причины, история, значение принятия христианства 6 вопросов.

Тест на тему Принципы обучения в педагогике 5 вопросов Тест на тему Игры для первоклассников - примеры и правила популярных игр для детей лет 5 вопросов. Тест на тему Пищевая цепочка в природе - звенья, схемы и примеры цепей 5 вопросов Тест на тему Экологические факторы - классификация, примеры, общие закономерности воздействия 5 вопросов Тест на тему Биосфера - определение, состав, свойства, границы 5 вопросов Тест на тему Возникновение жизни на земле 6 вопросов.

Тест на тему Цена это 10 вопросов Тест на тему Бюджетирование - понятие, виды, цели, функции, методы 5 вопросов Тест на тему Валютный курс это 7 вопросов Тест на тему Анализ финансового состояния предприятия 7 вопросов. Тест на тему Права и свободы человека и гражданина 5 вопросов Тест на тему Унитарное предприятие - виды, признаки, участники, особенности 7 вопросов Тест на тему Формы собственности - типы и виды и их характеристика 7 вопросов Тест на тему Предпринимательское право - понятие, принципы, предмет и объект, функции 5 вопросов.

Тест на тему Классификация товаров - виды и типы товарных групп с примерами 7 вопросов Тест на тему Штрих-код — виды систем, назначение, кодировка разных стран мира 5 вопросов Тест на тему Товар - определение, виды, признаки, свойства 10 вопросов. Тест на тему Ликвидность предприятия - определение, виды, формула расчета 7 вопросов Тест на тему Процентная ставка - понятие, виды, методы расчета и начисления 5 вопросов Тест на тему Финансы - определние, сущность, основные функции, виды 7 вопросов Тест на тему Коммерческая деятельность - сущность и содержание 7 вопросов.

Тест на тему Статистическое наблюдение - виды, способы, последовательность этапов 6 вопросов Тест на тему Социальный контроль - понятие и функции, формы и методы, значение 5 вопросов Тест на тему Анкетирование - правила составления и виды вопросов, оформление результатов 5 вопросов Тест на тему Социальная группа — понятие, типы, критерии выделения 8 вопросов.

Тест на тему Маркетинг - определение, цели и задачи, функции 7 вопросов Тест на тему Маркетинговые исследования - виды, методы, этапы проведения, анализ 6 вопросов Тест на тему Пиар public relations - определение в маркетинге, функции, виды 6 вопросов. Тест на тему Деятельность человека - основные виды и характеристики 7 вопросов Тест на тему Воздушно-десантные войска ВДВ - история создания, подразделения, оснащение 7 вопросов Тест на тему Субъекты РФ - количество, виды, правовой статус 7 вопросов Тест на тему Социальные нормы - понятие, виды и характеристка, функции, примеры 6 вопросов.

Тест на тему Искусство - определение, виды и их характеристика, роль искусства в жизни 7 вопросов Тест на тему Описание картины Васнецова "Три богатыря" 8 вопросов Тест на тему Культура - понятие, основные формы и разновидности 5 вопросов. Тест на тему Что такое угол 5 вопросов Тест на тему Деление в столбик — подробное описание алгоритма решения задач, примеры 10 вопросов Тест на тему Вычитание дробей - правила и примеры с решениями 5 вопросов Тест на тему Модуль числа - свойства, действия, как решать уравнения и неравенства с модулем 10 вопросов.

Тест на тему Ислам - история возникновения религии, основные положения 7 вопросов Тест на тему Мышление - определение, виды, функции, свойства 5 вопросов Тест на тему Что такое мораль, ее категории и функции 6 вопросов Тест на тему Буддизм - кратко о религии история возникновения, основные положения, священные книги 6 вопросов. Тест на тему Безличные предложения в русском языке 8 вопросов Тест на тему Ударение в словах в русском языке - правила и проверка постановки 5 вопросов Тест на тему Морфемный разбор слова - правила выполнения с примерами 5 вопросов Тест на тему Сложноподчиненные предложения в русском языке 6 вопросов.

Тест на тему Мотивация - определение, виды и типы в психологии, менеджменте 5 вопросов Тест на тему Интеллект - понятие, признаки, как развивать, оценка 5 вопросов Тест на тему Социализация личности - понятие и сущность, агенты, примеры 5 вопросов Тест на тему Типы темперамента и их психологическая характеристика 5 вопросов. Тест на тему Органы исполнительной власти РФ - понятие и правовой статус, структура и фунции 7 вопросов Тест на тему Европейский союз - история создания, цели, состав 5 вопросов Тест на тему Тоталитаризм - определение, характерные черты, плюсы и минусы идеологии 5 вопросов Тест на тему Политическая идеология - определение понятия, функции, классификация, особенности 5 вопросов.

Тест на тему Виды писем - образцы, примеры и правила написания 6 вопросов Тест на тему Должностная инструкция - правила составления и примеры 5 вопросов Тест на тему Виды документов - классификация по назначению и по форме документирования 9 вопросов. Тест на тему Оборотные средства предприятия, их структура, учет и анализ 7 вопросов Тест на тему Бюджетная классификация - определение, структура 7 вопросов Тест на тему Калькуляция - основные понятия, примеры расчетов себестоимости 7 вопросов Тест на тему Бухгалтерский учет материально-производственных запасов на предприятии 8 вопросов.

Тест на тему Пистолет Макарова - шпаргалка по тактико-техническим характеристикам 9 вопросов Тест на тему Чрезвычайная ситуация - понятие, типы ЧС, причины возникновения, стадии развития 7 вопросов Тест на тему Вооруженные силы Российской Федерации — организационная структура и предназначение 7 вопросов Тест на тему ВМФ Военно-Морской флот России - структура, история, состав 7 вопросов.

Тест на тему "РОзлив" или "рАзлив" - как правильно писать и ставить ударение? Тест на тему Перу - географическое положение, климат и достопримечательности 9 вопросов Тест на тему Климатические пояса Земли - характеристика и особенности 8 вопросов Тест на тему Тайга - географическое положение, животный и растительный мир, особенности и характеристика природной зоны 7 вопросов Тест на тему Озеро - определение, классификация, признаки 6 вопросов.

Тест на тему Братья Гримм - биография, жизнь и творчество немецких писателей 10 вопросов Тест на тему Тамерлан - биография, жизнь и завоевания великого полководца 10 вопросов Тест на тему Максим Горький - биография, кратко самое важное, интересные факты из жизни писателя 9 вопросов Тест на тему Блок Александр Александрович - биография, жизненный и творческий путь 11 вопросов.

Тест на тему Колебательный контур - формулы, схема и функции 7 вопросов Тест на тему Магнитный поток - определение, формулы и расчеты индукции 5 вопросов. Тест на тему Двоеточие - правила постановки в русском языке с примерами 6 вопросов.

Тест на тему "Ночь перед Рождеством" - краткое содержание повести Н. Гоголя 10 вопросов Тест на тему "Маленький Мук" - краткое содержание сказки Вильгельма Гауфа 10 вопросов Тест на тему "Дворянское гнездо" - краткое содержание романа И. Тургенева 8 вопросов Тест на тему "Бирюк" - краткое содержание рассказа И. Тургенева 10 вопросов. Тест на тему Серная кислота - химические и физические свойства и реакции 8 вопросов Тест на тему Муравьиная кислота - формула, свойства, получение и применение 7 вопросов Тест на тему Сложные эфиры - характеристика, классификация и примеры соединений 8 вопросов Тест на тему Толуол - формула, свойства и применение химического вещества 8 вопросов.

Тест на тему Оценка персонала - виды, критерии и методы 7 вопросов Тест на тему Управление персоналом - задачи, функции, современные подходы 5 вопросов Тест на тему Менеджмент предприятий — сущность, виды, задачи и цели 7 вопросов Тест на тему Организационная структура предприятия — типы и предназначение 7 вопросов.

Club Образовательный портал Материалы Делопроизводство Виды документов - классификация по назначению и по форме документирования Найти. Виды документов - классификация по назначению и по форме документирования

В делопроизводстве каждой государственной или коммерческой организации важной информационно-технологической составляющей частью является правильный документооборот. Основное понятие документов, их назначение и виды, а также некоторые образцы документов — все это Вы найдете в нашей статье. Наличие реквизитов дает возможность идентифицировать информацию, которая была создана и сохранена юридическим или физическим лицом на носителе с целью подтверждения деловой деятельности либо правовых обязательств.

В свою очередь, носитель информации представляет собой некий материальный объект, использующийся для сохранения языковой, изобразительной или звуковой информации.

Юридический документ Юридический документ — материальный носитель, оформленный и составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, создающий у лиц права и обязанности.

Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени. Важнейшей функцией документа является как раз информационная.

В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.

Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов. Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Важно К средствам письменной документированной связи относятся:. Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел. Главная цель делопроизводства — информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления ДОУ. Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.

Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. Инфо Требование к документам, наиболее часто встречающимся в делопроизводстве, будут изучаться в процессе изучения дисциплины.

Электронные документы Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе магнитный диск, дискета, флешка.

Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица.

Электронная цифровая подпись — набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу. Открытый ключ проверки подписи — набор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи. Классификация документов призвана объединить все их разветвленное разнообразие в четко структурированные группы, актуальные в любой деятельности. Вся официальная документация подлежит четкой классификации, оформляется по единым стандартам.

Вначале следует разобрать основные виды документов. Основная классификация документов Данная классификация — наиболее популярная в делопроизводстве, а также в вузах, готовящих соответствующих специалистов. Итак, вся документация подразделяется на группы согласно:. Разновидности документации Подробно разберем виды документов по каждому пункту упомянутой классификации.

Внимание Обоснование каких-либо фактов, обладающих юридическим значением, но по своей сущности никоим образом не являющихся юридическими.

К примеру, процессуальная документация. Фиксация юридических фактов. Самая многочисленная категория, которая делится на такие составляющие виды документов:. Документы с индивидуальными решениями, влекущие последствия, властно-обязательные по характеру.

Степень подлинности Документы могут быть оригинальными, дубликатами и копиями. Подлинниками называют единственный или первый экземпляр. Это, как правило, юридические документы, которые удостоверены подписью уполномоченного лица, грифом утверждения, оттиском печати и регистрационным индексом. В подлиннике в обязательном порядке присутствуют сведения, которые подтверждают его достоверность.

Так, правовые документы, например, содержат информацию об авторе, месте, времени создания. Дубликатом называют повторный экземпляр. Такой документ также имеет юридическую силу. Дубликаты оформляются при утере оригинала. Например, в случае потери трудовой книжки, работодатель обязан выдать сотруднику повторный экземпляр.

Копия полностью или частично воспроизводит информацию с подлинника. Такой документ не обладает юридической силой. Копия приобретает ее при нанесении на нее соответствующих реквизитов.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Ваш адрес email не будет опубликован. Сохранить моё имя, email и адрес сайта в этом браузере для последующих моих комментариев. Что такое документ и как он оформляется В делопроизводстве каждой государственной или коммерческой организации важной информационно-технологической составляющей частью является правильный документооборот.

Содержание: Документ Типы документов. Понятие документа Что такое документ и как он оформляется. К средствам письменной документированной связи относятся: деловые письма, договоры, соглашения; доклады, отчеты; телеграммы, факсы, телефонограммы и др.

Требование к документам, наиболее часто встречающимся в делопроизводстве, будут изучаться в процессе изучения дисциплины. Обоснование каких-либо фактов, обладающих юридическим значением, но по своей сущности никоим образом не являющихся юридическими.

Самая многочисленная категория, которая делится на такие составляющие виды документов: фиксация фактов, которые определяют правовые статусы удостоверения личности, паспорта, свидетельства о рождении, браке и т. Опубликовано Добавить комментарий Отменить ответ Ваш адрес email не будет опубликован.

Образец запроса в отдел кадров при выходе на пенсию. Статус земли сельскохозяйственного назначения для дачного строительства.

Общие нормы и правила оформления документов

Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому необходимо правильно их оформлять в соответствии с действующими нормативами.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Данный ГОСТ устанавливает следующий состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:. Все реквизиты условно можно классифицировать на постоянные и переменные.

Постоянные реквизиты должны обязательно присутствовать на бланках документов, а переменные наносятся лишь при подготовке конкретного документа. Данный реквизит представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья.

Орел увенчан двумя малыми коронами, соединенными лентой, над ними располагается одна большая корона. В правой лапе орла - скипетр, в левой - держава. На груди орла, в красном щите - серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона. Согласно Федеральному конституционному закону от 25 декабря г. Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:.

Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов в соответствии с нормативно-правовыми актами органов власти субъектов РФ. Герб субъекта РФ обязательно указывается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения - Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальных образований городов, сельских поселений , а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении.

Эмблема организации - это графическое изображение, позволяющее отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от аналогичных товаров других. Товарный знак эмблема размещается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Эмблемой нельзя заменять название организации. Эмблема должна быть зарегистрирована официально. Товарный знак запрещается использовать другим лицам. Код организации - автора документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и служит для сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Код является элементом электронной идентификации документа. Реквизит заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, и располагается на бланке правее или ниже реквизита "Код организации". Данный реквизит также заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита "Основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица". Код формы документа проставляют в случае, если соответствующая разновидность документа включена в Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД , класс Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях наносится рядом с наименованием вида документа.

Наименование организации должно всегда соответствовать наименованию, зафиксированному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации русским государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или другом языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно зафиксировано в учредительных документах организации.

Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.

В состав реквизита "Справочные данные об организации" включают сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату оформления лицензии, и другие сведения. Вид документа - это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации. Наименование вида документа, составленного или изданного предприятием, определяется уставом или положением об организации.

Реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД класс Дата документа - это один из основополагающих реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания принятия решения , для акта - дата события.

Дату документа фиксируют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например, дату 25 июня г. В соответствии с международными стандартами даты могут иметь иную последовательность: год, месяц, число: Этот реквизит содержит цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства или наличия классификаторов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости - код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

Если документ был составлен совместно несколькими организациями, то в этом случае регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью. Данный реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа позволяет не упоминать индекс и дату поступившего документа в тексте письма. Реквизит используется исключительно в общих бланках и бланках конкретных видов документов, кроме писем. При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений, например:. Необходимо строго учитывать административно-территориальное деление, так как возможны повторения наименований отдельных населенных пунктов в различных регионах страны.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации, например:. Адресат - это организация, структурное подразделение, должностные или физические лица, которым адресован документ. Сведения об адресате используются в письмах и внутренних документах, подготовленных для рассмотрения руководством, таких как заявления, докладные, объяснительные записки и др. Наименование организации и ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже.

Если документ адресован руководителю организации, то название должности, включающее наименование организации, инициалы и фамилию руководителя указывают в дательном падеже.

Инициалы проставляются перед фамилией:. В письме, адресованном организации, а не конкретному лицу, сначала указывается наименование, а затем почтовый адрес:. Бывают случаи, когда документ необходимо отправить сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:. При адресации внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя. Если документ адресован физическому лицу, то сначала указывают инициалы и фамилию получателя, а далее почтовый адрес:.

На бланке документа этот реквизит проставляется справа. Возможно на документе указать не более четырех адресатов, при этом слово "копия" не указывается.

Если адресатов больше, чем четыре, составляется список рассылки документа. Указанный реквизит является обязательным при оформлении таких видов документов, как акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг. Документ может быть утвержден: должностным лицом руководителем ; изданием соответствующего распорядительного документа; коллегиальным органом.

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении. В случае двух или трех грифов утверждения они располагаются параллельно слева, справа на одном уровне и один под другим. При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

Резолюция - это надпись на документе, проставляемая должностным лицом и содержащая указание руководителя о принятом им решении. Указания по исполнению документа должны включать в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Реквизит резолюция занимает место справа в верхней части документа ниже реквизита "Гриф утверждения".

Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Он располагается слева над текстом документа и обязателен для всех документов, оформляющихся на листах бумаги формата А4. Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа: приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженеру-технологу, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставлении отпуска.

Этот реквизит проставляется на всех документах, которые требуют исполнения, и обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль". Для наглядности данный реквизит можно выделить другим цветом. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Типовой - срок исполнения документа для группы типовых документов, например для обращений граждан, а индивидуальный - срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции.

Текст документа является основным реквизитом документа, содержащим объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.

Текст документа согласно законодательству РФ и субъектов РФ о государственных языках должен быть представлен как на русском, так и национальном языке. Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:. Тексты большого объема можно разбить на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые последовательно нумеруются арабскими цифрами.

Тексты большого объема обычно состоят из двух частей. В одной указываются причина, основание и цель составления документа, а в другой части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации. В документах приказе, распоряжении и т. В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа "постановляет", "решил".

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа "приказываем", "решили". Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа "слушали", "выступили", "постановили", "решили".

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений положении, инструкции , а также содержащих описание, оценку фактов или выводы акте, справке , используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа "отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят".

Для повышения быстроты составления документов применяют трафареты, то есть документ содержит постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно, например: Приложение: на 3 л.

Что такое документ

Документ документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа. Документ, зафиксировав отобразив информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации , документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.

Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе. Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Автор документа : Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ. Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит , раскроем его содержание. Наименование документа вид , автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т. Различные документы состоят из разного набора реквизитов.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления.

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям. Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность паспорт, вид на жительство , специальность, образование диплом, аттестат , трудовой стаж трудовая книжка и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы.

Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др. Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные текстовые документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы.

Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы например, фотодокументы или графические документы , их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения. Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Простые документы например, письма, заявления содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений например, приказы , протоколы , постановления, решения, регламенты, инструкции. Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения.

Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель исполнитель индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному или нескольким вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи.

Эти документы представляют собой традиционный литературный текст. В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации.

Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера шаблон текстовых редакторов.

Типовые документы используются для документирования однотипных повторяющихся ситуаций, они составляются на основе образца например, типовые письма, инструкции, договоры и др. В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, то есть образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Подлинник официального документа оригинал — первый или единственный экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс.

Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность об авторе, времени и месте создания. Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Подлинник официального документа — первый или единичный экземпляр официального документа.

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.

Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения. Содержание Документ Реквизиты документа Классификация документов. Информационно-справочные документы. Организационно-распорядительные документы. Объяснительная записка. Документ Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р дает нам такое определение: Документ документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Сущность, признаки и свойства документа Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа. Автор документа : Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Все материалы сайта www.

Полная и частичная перепечатка материалов с www. E-mail: info grandars.

В делопроизводстве каждой государственной или коммерческой организации важной информационно-технологической составляющей частью является правильный документооборот. Основное понятие документов, их назначение и виды, а также некоторые образцы документов — все это Вы найдете в нашей статье.

Документы можно классифицировать по различным признакам. Наиболее употребительными из них являются:. Перейти к основному содержанию. Боковая панель. Вы используете гостевой доступ Вход. Тема 1. Тема 2. Тема 3. Тема 4. Тема 5. Тема 6. Тема 7. Тема 8. В начало. Печатать книгу. Печатать эту главу.

Наиболее употребительными из них являются: По характеру информационных связей предприятия: внешние — нормативные документы вышестоящих органов налоговой службы, органов соцзащиты , а также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций; внутренние — документы, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия.

По назначению в процессе управления: организационные — устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников; распорядительные — приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. К ним относятся приказы по личному составу о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. По направленности документопотока: входящие — поступившие от других организаций; исходящие — документы, которые отправляются другим организациям; внутренние — имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию для решения внутрипроизводственных задач.

По содержанию: первичные — документы, в которых зафиксированы исходные данные; сводные — документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов. По типу носителя: бумажные; электронные — документы, выполненные с использованием прикладной программы и хранящиеся на машинном носителе. Обосновать законодательными актами Российской Федерации. Перейти на Определить ошибки, составить распоряжение.

Составление номенклатуры дел Составить номенклатуру дел организации.

Основы делопроизводства

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Документы можно классифицировать по различным признакам. Наиболее употребительными из них являются:. Перейти к основному содержанию. Боковая панель. Вы используете гостевой доступ Вход. Тема 1. Тема 2. Тема 3. Тема 4. Тема 5.

Все документы оформляются на бумаге формата А4 и А5, допускается также использование форматов А3 и А6. Каждый документ, оформленный на бланке, должен иметь поля. На практике левое поле устанавливают 35 мм для удобства переплета. Большая часть документов оформляется на бланках организаций. Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенном для переменной информации. Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на ПК. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назна- чение и местоположение на лис.

Виды документов

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo. И всю дальнейшую жизнь документы сопровождают нас повсюду: в поликлинике, в школе, на работе и т. Так что же такое документ, каково его функциональное предназначение, какие виды документов существуют? Эти и другие вопросы мы рассмотрим в данной статье. То есть документ доказывает факт существования сведений, зафиксированных в нем. Пакет документов, сформированный по признаку их отношения к какому-либо событию, факту, процессу и т. Например, документация по строительству дома. Оформление документов называется документированием и подчинено определенным правилам. Это составная часть делопроизводства , подробней о котором можно прочитать в другой статье нашего блога. Следовательно, в общем смысле слова даже наскальный рисунок про охоту, созданный древним человеком, является документом.

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Документ документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа. Документ, зафиксировав отобразив информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Как носитель информации , документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.

Документ - это... Виды, классификация, функции

.

.

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Всеволод

    Обычная дрочка сьекономит кучу денег и времени (до 5 лет)

  2. Тихон

    Полиция не только, практически ничего не делает, она вообще неделает НИЧЕГО!Дармоеды!

  3. megista

    То есть, пока налоговая не удостоверится, что поступившая сумма является ДОХОДОМ (а установить можно только проведя проверку), никому ничего автоматом не начислят!

© 2018-2022 ufa-meridian.ru